Iedere organisatie heeft verschillende IT toepassingen om de processen van de organisatie digitaal te ondersteunen. Centraal een financiële administratie, al dan niet uitgebreid met projecten, dossiers, CRM, voorraad, et cetera. En binnen afdelingen zijn er vaak subsystemen, soms geformaliseerd, soms als Excel spreadsheets die een individuele medewerker gebruikt. En zelfs als die subsystemen al beperkt in aantal en omvang zijn, dan is er altijd nog de vermaledij email, die dwars door alle systemen, organisaties, afdelingen, toepassingen heen gaat.
Hoe ga je daar nu als organisatie mee om?
Was het in het verleden een kunst om gegevens digitaal te verzamelen, werd er nog veel met formulieren en documenten gewerkt en was je al blij als je überhaupt een digitale representatie had, heden ten dage is het een kunst om uit te zoeken wat nu de juiste en actuele gegevens zijn. Dezelfde soort gegevens komen in tig verschillende systemen voor en zijn in diverse databases terug te vinden. Zijn de vastgelegde gegevens in het ene systeem of database actueel en representatief, in het andere systeem vind je ze teug met de nodige onnauwkeurigheid en ver achterlopend bij de werkelijkheid, gewoon omdat voor dat systeem de actualiteit en nauwkeurigheid minder relevant waren.
Deze situatie komen wij dagelijks tegen. Een voorbeeld. Een energie-index is berekend aan de hand van de oppervlakte van ramen, inclusief de kozijnen; het benodigde budget voor dubbel glas wordt berekend aan de hand van de maat van de ramen, maar dat hoort dan zonder kozijnen te gebeuren. In de praktijk is men, omdat men maar één maat had, voor beide toepassingen met dezelfde maat aan de slag gegaan.
Dat betekent, in het meest gunstigste geval, dat één van de twee verkeerd is uitgerekend
Bij Visual solutions geloven wij in de opzet dat je per woning een 'woningdossier' opbouwt, met alle (bouwkundige) relevante eigenschappen van de woning, efficiënt in een centrale database vastgelegd.
De wijze waarop wij dat voor gebruikers van ViOn doen is door te starten met het digitaliseren van aangezichten en oppervlaktes in de vorm van tekeningen. Niet door vanaf de grond af aan een tekening te maken, maar door slim gebruik te maken van digitale foto's met lasermeet apparatuur, aangevuld met bestaande tekeningen, inspectierapporten en meer dat voorhanden is. Daarmee zijn we er nog niet, want wij hebben digitale standaard modellen opgebouwd van honderden types woningen die er in de afgelopen decennia in Nederland zijn neergezet.
Veel woningen in Nederland die gebouwd zijn in een bepaalde periode, zijn varianten van hetzelfde type
Dat betekent dat wij snel en efficiënt aan hand van deze modellen hele complexen kunnen digitaliseren om ons daarna vooral druk maken om individuele afwijkingen per woning. De digitale tekening waarmee wij werken is een hulpmiddel om de componenten van de woning te inventariseren (bij de opzet) en te visualiseren (bij gebruik). De essentie van deze werkwijze is dat alle onderdelen van de woning flexibel in de centrale relationele database van ViOn worden vastgelegd.
Is eenmaal de basis opgezet, dan start het proces van verrijken en aanvullen, door slim te koppelen met andere toepassingen en processen.
Wordt er een energie-index opgesteld of geactualiseerd, dan voeden wij het energie-index softwarepakket met beschikbare en relevante gegevens uit de ViOn database en tappen na afloop bijgestelde en aangevulde gegevens weer af, om deze aan het centrale dossier van de betreffende woningen toe te voegen. Is er een warme opname geweest om woonoppervlaktes in kaart te brengen, als basis voor de punten van de woning, dan voeden wij die toepassing met beschikbare gegevens en destilleren naderhand wederom de geactualiseerde en aangevulde gegevens uit het systeem om deze aan het dossier (de centrale database) toe voegen. Hetzelfde geldt voor onderhoudsinspecties, verbouwingen, renovatie, schilderwerk, enz. enz.
ViOn kan deze functie vervullen omdat we gebruik maken van (a) een cloud oplossing die on-line beschikbaar is, (b) een open en geparameteriseerde database structuur, zodat het mogelijk is een onbeperkt aantal extra woningkenmerken centraal vast te leggen, te rapporteren en te integreren en (c) geparameteriseerde integratie- en koppelsoftware (ConneXtor) van onze zusterorganisatie XCESS waarmee het maken van een koppeling geen programmeren meer is, maar het op slimme wijze combineren van gestandaardiseerde bouwstenen via een plug-in structuur. Daarmee zijn koppelingen te maken via allerlei vormen van gegevens, zoals webservices, websites, API's, databases, FTP verbindingen, email systemen, bestanden op schijf, XML files, en dus met centrale primaire systemen van de corporaties, maar ook afdelings- of functie gerelateerde deelapplicaties.
ViOn biedt een centrale plek voor alle woning gerelateerde (bouwkundige) gegevens. Gegevens die over langere tijd toegevoegde waarde voor alle gebruikers en toepassingen vertegenwoordigen. In iedere fase van gebruik van ViOn zijn er voordelen voor de directe en indirecte gebruikers.